Claves para encontrar la oficina o despacho ideal para tu negocio

despacho-ideal-para-tu-negocio

El despacho u oficina es el espacio donde elaboramos proyectos, ejecutamos tareas de todo tipo, organizamos eventos, nos reunimos… Antes de elegir un despacho adecuado para nuestro negocio, tenemos que ir más allá de la idea de que el despacho es meramente un espacio de trabajo y pensar en él como un elemento más que contribuirá al éxito de nuestro negocio.

 

¿Dónde alquilar un despacho?

En nuestro despacho vamos a tener que recibir visitas de clientes, de otros empresarios, etc. Por lo tanto, ante todo, debemos buscar una oficina preferiblemente céntrica y muy bien comunicada tanto para quien acceda en transporte público como para quien lo haga con vehículo privado.

Sin embargo, ubicar nuestro despacho en el centro de la ciudad no es fácil porque los espacios disponibles suelen ser escasos y caros. Por eso puede resultar interesante la opción de compartir despacho con otro empresario o bien optar, para mayores facilidades, por un centro de negocios que alquile oficinas y despachos.

 

¿Qué dimensiones debe tener un despacho?

En cuanto a las dimensiones, lo mejor es tender a espacios amplios. Atendiendo a las recomendaciones del Instituto Nacional de Seguridad, Salud y Bienestar en el Trabajo (INSSBT), los espacios mínimos deberían ser:

  • 3 metros de altura, aunque en oficinas y despachos, la altura podría reducirse a 2,5 metros.
  • 2 metros cuadrados de superficie libre por trabajador.
  • 10 metros cúbicos, no ocupados, por trabajador.

Naturalmente todo dependerá de la disposición del mobiliario pero, en general, estas dimensiones pueden orientarnos.

En relación con el espacio, tendremos que considerar también la conveniencia de tener espacios comunessalas de reunión y otros espacios complementarios.

 

¿Cómo debe ser el mobiliario de un Despacho o una Oficina?

Los muebles de la oficina son determinantes en varios aspectos y, por ello, debemos dedicar tiempo suficiente para elegirlos en función de nuestras necesidades:

 

– Funcionalidad

Como es lógico, el mobiliario de la oficina debe ser, ante todo, funcional. Es decir que debe responder eficazmente a las necesidades de nuestro negocio. Así que, antes de tomar decisiones, pensemos bien qué vamos a necesitar y que no. Por ejemplo, si cargamos con enormes archivos físicos, necesitaremos espacios de organización y almacenaje mientras que, si ya contamos con una oficina sin papel, podremos dedicar todo ese espacio a otras funciones. Eso sí, recordemos que la funcionalidad no debe estar reñida con la comodidad, sobre todo cuando hablamos de un espacio en el que vamos a pasar muchas horas y en el que debemos ser productivos.

 

– Seguridad y salud en el trabajo

Tanto si alquilamos una oficina amueblada como si adquirimos el mobiliario, deberemos tener en cuenta cuestiones como la ergonomía, la iluminación, el espacio y, en general, todo aquello que afecte a la salud y bienestar de los profesionales que trabajan con nosotros. El INSSBT recomienda, por ejemplo, elegir sillas ajustables a la talla de distintas personas, con asientos y respaldos regulables, etc.

 

– Imagen

Como en nuestra casa, los muebles que elegimos hablan sobre nuestra forma de ser. En la oficina, determinan la imagen de nuestra empresa. El estilo del mobiliario debe responder al espíritu de nuestro negocio ya sea minimalista y de diseño o de estilo más clásico y tradicional.

 

Elementos que se deben considerar antes de alquilar un despacho

  • La tecnología es, sin duda, protagonista absoluta de cualquier oficina. Es recomendable asesorarse bien antes de adquirir ordenadores, sistemas de telefonía, multicopistas, etc.
  • En paralelo a la adquisición de equipos informáticos, será necesario contratar servicios de telefonía y comunicaciones, mantenimiento de equipos, suministros, etc.
  • Sin embargo, más allá de aquello que tiene que ver con la tecnología, el mantenimiento adecuado de un despacho requiere la contratación de otros servicios complementarios como el de limpieza, por ejemplo.

En caso de optar por alquilar un despacho en un centro de coworking, este tipo de servicios ya suelen quedar incluidos de modo que podemos despreocuparnos de ellos, de su coste y, sobre todo, del tiempo que nos restan de nuestro trabajo.

 

Otra de las ventajas de elegir un Despacho en un Centro de Coworking es que también nos pueden proporcionar:

  • Espacios de descanso
  • Domiciliación de Oficinas virtuales
  • Aulas de Formación
  • Espacios para eventos, tanto interiores, como exteriores
  • Salas de reunión
  • Servicios de recepción

Los centros de Coworking suelen ofrecer, además, otros servicios complementarios interesantes como servicios de coffe break o el de soporte informático. Reserva online tu espacio coworking en el Centro AIN Business Center.